Техническое обеспечение коференций, конгрессов и других деловых мероприятий

Деловые мероприятия с приглашенными участниками — эффективный маркетинговый инструмент. Техническое обеспечение конференции или форума позволяет организовать встречу сотен участников из разных стран, насытить мероприятие выступлениями, презентациями, интервью с экспертами, интерактивами.

Компания Ray Craft занимается техническим оснащением бизнес-событий (конгрессы, симпозиумы, лекции, форумы, конференции), которые требует особой подготовки. 

Организация встречи

Деловое общение может быть предназначено для сотрудников фирмы либо для приглашенных гостей. Ивент объединяет гостей личным общением, дает новые знания, предоставляет возможность познакомить с историей организации или познакомить с новым продуктом. 

Чтобы разнообразить сценарий бизнес-встречи, организаторы используют разные виды активности для участников, от интервью экспертов до круглых столов либо брифингов. 

Наши специалисты разрабатывают комплексный технический сценарий, чтобы организовать проект под цели заказчика. 

После создания схемы-плана в деталях мы подбираем из многообразия профессиональной видео и аудиотехника аппаратуру с учетом следующих факторов:

1. Размер и архитектура пространства;
2. Сценарий — последовательность выступлений, презентаций, интервью и других форматов активностей;
3. Количество площадок, количество зрителей, количество выступающих.

Помимо технического обеспечения форумов, бизнес-ивентов светом, звуком, видео, мы также предлагаем современный видеоряд и сценические комплекты. Они делают пространство, регламент делового события более динамичным, добавляют интерактивность. 

Один из важных моментов, который определяет, какое техническое оснащение понадобиться во время конференции – формат встречи бизнесменов, общественных деятелей или научных сотрудников. 

Для каждого вида мы создаем готовый технический цикл и дополнительные современные устройства для эффектных идей. 

Техническое сопровождения конгресса

Конгресс – встреча большого количества участников из разных стран со множеством индивидуальных выступлений, групповых обсуждений, неформального общения. Чтобы представители разных стран не испытывали трудностей в общении из-за разноязыкости, мы предлагаем профессиональное оборудование для перевода.

Это индивидуальные комплекты как для статичного собрания (передатчик, приемник, излучатель сигнала; наушники, микрофон, пульт регулировки), так и мобильные устройства При их использовании можно организовать выездную выставку, экскурсию, активное действие для гостей (дальность покрытия до 100 метров).

Система синхронного перевода работает при общении от 3 до 30 гостей, в процессе техника разделяет голоса выступающего и переводчиков, создавая аутентичный звук.

Общение с партнерами из других стран можно организовать на любой площадке с помощью установки кабины синхронного перевода. Мобильная система синхрона обеспечит звукоизоляцию и качественное разделение звука по нескольким каналам, чтобы гости могли вести комфортную беседу в приватном пространстве. 

Мы гарантируем отлаженный диалог между носителями разных языков без ограничений. 

Помимо устройства перевода рекомендуем базовый комплект для технического обеспечения международного конгресса:

1. Система звука общения гостей (микрофоны, радиокомплекты, конференц-системы);
2. Набор ноутбуков и цифровой техники у каждого участника;
3. Световое оборудование (прожекторы, динамический свет, пульты для управления освещением) в комплекте с подвесной техникой, которая помогает не загромождать рабочую площадь;
4. Видеотехника, чтобы визуализировать важные моменты (телевизоры больших диагоналей, светодиодные экраны, проекторы, тачскрины).

Для события международного уровня компания Ray Craft  предлагает технику известных марок, которая гарантирует работу на высоком уровне. Дополнительно есть услуги режиссера и инженера, чтобы выстроить звук, свет, видео в единую гармоничную схему. Сотрудники компании установят заранее аппаратуру, настроят ее под особенности помещения и реализуют комплексное техническое сопровождение во время конгресса.

Техническое обеспечение конференции и форума

Форум и конференция – собрание представителей одной или нескольких организаций. Встречи отличаются продолжительностью, форум продолжается несколько дней, а конференция — однодневное событие. 

Важный пункт мероприятия — установка и настройка устройств для массового общения или индивидуальных выступлений:

1. Конференц-системы (проводные и беспроводные дискуссионные пульты участников, подавитель обратной связи, модуль управления на 400 устройств);
2. Микрофоны и радиосистемы под выступления экспертов, приглашенных гостей;
3. Усилители, модули, чтобы очистить и обработать звук под особенности помещения.

Звук в синхронизации с визуальным рядом можно запускать на индивидуальных дисплеях, ноутбуках, общем экране или телевизоре. 

Также при оформлении единого пространства размещения участников — холлов, мест для кофе-брейка – можно установить специальное оборудование. Сенсорный управляемый стол, светодиодные экраны, подиум или выделенная сцена могут стать ярким элементом в расписании деловой встречи, дополнить ее интерактивным действием.

При встрече большого количества гостей, разной форме активности (диалоги, выступления, лекции, презентации) важно заранее продумать место установки звуко-светотехники, настроить и контролировать ее в процессе. Сотрудники компании Ray Craft  организуют техническое сопровождение конференции или форума так, чтобы отлаженная работа звуко-видеоустройств помогала участникам сосредоточиться на общении, а также новых знаниях.

Оборудование для семинара или тренинга

При формате группового занятия выделяются две зоны в пространстве — участники и ведущий. 

Комплект технического обеспечения такого вида лекции, конференции или тренинга:

1. Подиум, сценический комплекс, чтобы выделить зрителям главного персонажа тренинга;
2. Конструкция из прожекторов, спецэффектов (лазеры, динамический свет, стробоскопы), которые оформят выступление в динамическом световом решении;
3. Звуковая аппаратура выступающему (микрофон, колонки, усилители, пульт микширования и контроля звука);
4. Видеотехника, которая выводит визуальное оформление выступления параллельно с речью эксперта (LED-дисплеи, светодиодные экраны, комплект из проектора и экрана, телевизоры);
5. Оборудование рядовых зрителей (беспроводные микрофоны, чтобы задавать вопросы; ноутбуки с презентацией).

Сенсорный экран, видеостена, светодиодные трубки можно использовать для выделения зоны практической, активной части занятия. Специалисты компании Ray Craft по техническому оснащению конференций, выступлений помогут реализовать любые задумки организаторов.  

Решения для ярмарок, выставок, презентаций

Массовые встречи представляют собой набор из площадок для компаний, где представители фирм демонстрируют свои товары или услуги, общаются с гостями.

Техническое обеспечение для бизнес-форума или выставки включает в себя:

1. Создание площадок, подиумов по количеству отдельных участников;
2. Разработка, монтаж световой схемы общего пространства и каждой площадки в отдельности, чтобы выделить яркое оформление стендов;
3. Демонстрационные устройства разных размеров (ноутбуки, телевизоры, светодиодные эканы, тачскрины).

Дополнительно может понадобиться комплекс из сцены или шатра с звуко-свето техникой под выступления, дефиле, живые демонстрации от резидентов. Интерактивные представления вносят яркие элементы в проект, привлекают внимание посетителей. 

Светодиодные экраны, дисплеи могут дополнять оформление экспозиций или использоваться для показа роликов, презентаций в общем пространстве. 

Архитектура выставки предполагает сложный технический план, поэтому наши специалисты подберут оптимальную аппаратуру, заранее установят техническое оснащение, чтобы все члены выставки, ярмарки, конференции могли размещаться на уже готовых стендах.

Элементы шоу (лазеры, стробоскопы, дым-машины, конфетти) часто используют в холле, общих пятачках, чтобы развлечь публику или сделать акцент на интересных частях экспо-встречи.

Сотни участников, тысячи гостей, десятки площадок разного формата требуют продуманного организационного плана. Инженерную сложную часть вы можете доверить компания Ray Craft , которая сдает в аренду звуко-видео-светооборудования и занимается комплексным техническим сопровождением форумов, выставок, деловых встреч.

Этапы сотрудничества

На первом шаге происходит тщательная проработка плана бизнес-ивента. В разработке участвуют несколько наших специалистов компании Ray Craft  – инженер, режиссер звука и света, видеоинженер. Они выезжают на место будущего действия, чтобы оценить функциональные параметры участка. Менеджер после согласования сценария события просчитает варианты технического оснащения конференции или выставки с учетом бюджета. Мы соблюдаем следующие принципы в работе:

1. Безопасность (колонки, прожекторы, шнуры и кабели будут закреплены так, чтобы не мешать гостям);
2. Невидимость (комфортная беседа, синхронный визуал, эффектное выступление – для гостей, запасные решения при отключении электричества, комплектация дополнительных участников и другие форс-мажоры – задачи для наших сотрудников);
3. Контроль (техника, что задействована на площадке, соединяется с общими пультами, чтобы можно было изменения в настройки в любой момент);
4. Готовое решение (Ray Craft помогает реализовать любые идеи организатора, при этом предлагает инновационные решения из своего опыта технического обеспечения конгрессов, собраний).

Согласованный сценарий, список аппаратуры, услуги инженеров и техников фиксируются в официальном договоре с указанием цены. Мы сами доставляем аппаратуру, инструменты монтажа в оговоренный срок, а после окончания встречи демонтируем, увозим оборудование. До начала конференции либо форума вся аппаратура будет настроена точно под особенности помещения или выездной территории. 

В процессе встречи бригада технических специалистов наблюдает за исправной работой аппаратуры, а при необходимости мы внесем оперативные поправки в программу. Проект от начала до конца контролирует личный менеджер компании Ray Craft, который хорошо разбирается в работе звука, света, видео на деловых ивентах. 

На складах компании хранится многообразие профессиональных видео и аудио-устройств по техническому обеспечению конференций, мы предлагаем помимо аренды сопровождение инженерной стороны проекта и безупречную реализацию любой идеи заказчика.